Jika Anda bekerja sendiri di Spanyol, Anda mungkin sudah mendengar tentang persyaratan yang akan datang untuk menerbitkan faktur elektronik . Meskipun perubahan peraturan ini telah dikerjakan selama bertahun-tahun, hal ini semakin mendekati kenyataan bagi semua profesional yang menagih perusahaan lain atau individu yang bekerja sendiri. Ini menyiratkan perubahan signifikan baik dalam cara Anda bekerja maupun cara Anda mengelola pembukuan Anda.
Faktur elektronik lebih dari sekadar file digital. Agar sah secara hukum, faktur elektronik harus memenuhi serangkaian persyaratan teknis, peraturan, dan fungsional yang membedakannya dari faktur PDF sederhana yang dibuat di Word atau Excel. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail apa saja yang termasuk dalam kewajiban baru ini, bagaimana pengaruhnya terhadap pekerja lepas, dan apa yang perlu Anda lakukan untuk beradaptasi secepat mungkin dan menghindari potensi sanksi.
Apa yang dimaksud dengan faktur elektronik dan mengapa itu wajib?
Faktur elektronik adalah dokumen digital yang menggantikan faktur kertas konvensional. Namun, agar memiliki validitas hukum yang sama, faktur elektronik harus memenuhi persyaratan formal seperti menggunakan format terstruktur (XML, UBL, atau Facturae), ditandatangani secara elektronik, dan dikirim melalui saluran yang sah.
Alasan perubahan ini berasal dari Undang-Undang Ciptakan dan Kembangkan (Undang-Undang 18/2022), yang bertujuan untuk memodernisasi sistem penagihan di Spanyol. Undang-undang ini menetapkan bahwa semua transaksi komersial antara perusahaan dan profesional harus dilakukan menggunakan penagihan elektronik . Dalam praktiknya, ini berarti bahwa setiap individu yang bekerja sendiri untuk perusahaan atau profesional lain harus beradaptasi.
Perubahan ini tidak hanya mewakili peningkatan administratif, tetapi juga bertujuan untuk mengurangi keterlambatan pembayaran, meningkatkan transparansi pajak, dan mendigitalisasi perekonomian . Meskipun pada awalnya mungkin tampak seperti beban tambahan bagi pekerja lepas, sebenarnya hal ini dapat menawarkan keuntungan yang signifikan.
Kapan faktur elektronik menjadi wajib bagi pekerja mandiri?
Kewajiban menerbitkan faktur elektronik tidak akan berlaku bagi semua pekerja lepas secara bersamaan. Undang-undang menetapkan jadwal implementasi bertahap yang bergantung pada omset tahunan dan perkembangan peraturan teknis terkait.
- Untuk pekerja mandiri dan perusahaan dengan omzet tahunan melebihi 8 juta euro, kewajiban tersebut akan diaktifkan satu tahun setelah diterbitkannya peraturan teknis. Diperkirakan hal ini akan terjadi dalam 2025, jadi kewajibannya akan datang 2026.
- Bagi pekerja mandiri lainnya (dengan omzet lebih rendah), batas waktu diperpanjang hingga dua tahun setelah peraturan tersebut disetujui, yang membawa kita ke 2027 sebagai tenggat waktu.
Meskipun banyak profesional dapat mulai menerbitkan faktur elektronik secara sukarela sekarang, beradaptasi dengan perubahan terlebih dahulu, disarankan untuk memperhatikan tenggat waktu resmi.
Siapa yang berkewajiban dan siapa yang terabaikan?
Kewajiban menerbitkan faktur elektronik hanya berlaku untuk transaksi B2B (bisnis ke bisnis) . Oleh karena itu, jika Anda menagih individu (B2C), Anda masih dapat menerbitkan faktur kertas atau PDF yang tidak terstruktur.
Akan ada juga pengecualian untuk operasi tertentu, seperti:
- Penjualan eceran dengan pengiriman langsung ke konsumen, tempat tiket digunakan.
- Layanan tanpa kewajiban untuk menagih.
- Operasi di luar Spanyol, jika tidak tunduk pada hukum Spanyol.
Keuntungan mengadopsi faktur elektronik
Di luar kewajiban hukum, faktur elektronik memberikan manfaat yang sangat relevan bagi pengelolaan harian para pekerja lepas :
- Penghematan biaya: Anda menghindari pencetakan, amplop, surat pos, penyimpanan fisik…
- Organisasi yang lebih baik: Semua faktur terpusat di cloud, dapat diakses dari perangkat apa pun.
- pengurangan kesalahan:Perangkat lunak mengotomatiskan perhitungan pajak dan mencegah kesalahan manusia.
- Keamanan yang lebih baik: Penggunaan tanda tangan digital menjamin keaslian dokumen.
- Kelincahan administratif:ideal untuk mengajukan pajak atau menyimpan akun secara digital.
Format faktur elektronik apa yang diizinkan?
Tidak semua file digital dianggap sebagai faktur elektronik yang sah. Untuk mematuhi peraturan, faktur harus dalam format terstruktur dan bersertifikat . Format utama yang diterima adalah:
- faktur: standar wajib bahasa Spanyol untuk penagihan badan publik.
- UBL:format internasional yang memfasilitasi interoperabilitas.
- XML CII: format yang dipromosikan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa untuk penagihan global.
- EDIFAKSI: Standar ISO yang digunakan dalam pertukaran data elektronik komersial.
Selain itu, dokumen-dokumen ini harus disertai dengan tanda tangan elektronik tingkat lanjut atau menggunakan teknologi EDI untuk menjamin integritas dan keasliannya.
Kewajiban tambahan dari sistem baru
Sistem penagihan baru tidak hanya terbatas pada pengiriman faktur elektronik. Sistem ini juga mencakup kewajiban baru seperti:
- Catatan status faktur:baik pengirim maupun penerima harus melaporkan apakah mereka diterima, ditolak, dibayar atau ditransfer.
- Pelestarian digital:Faktur elektronik harus disimpan selama 4 tahun dalam format yang dapat diakses untuk diperiksa.
- Interoperabilitas:Sistem harus kompatibel di seluruh vendor dan memungkinkan pertukaran yang lancar.
- Komunikasi dengan Departemen Keuangan:Jika Anda tidak menggunakan solusi publik AEAT, Anda harus mengirimkan salinan faktur melalui platformnya.
Perangkat lunak apa yang saya perlukan untuk menerbitkan faktur elektronik?
Untuk beradaptasi dengan peraturan baru, Anda memerlukan perangkat lunak faktur elektronik yang memenuhi persyaratan teknis yang ditetapkan oleh otoritas pajak dan hukum nasional. Beberapa rekomendasi utama:
- Yang bekerja di cloud dan diperbarui secara otomatis.
- Bersiaplah untuk membuat faktur di Facturae atau UBL.
- Hal ini memungkinkan tanda tangan elektronik.
- Bahwa itu dapat diintegrasikan dengan alat akuntansi lain, bank, dll.
Beberapa solusi terkemuka di pasaran antara lain Holded, Declarando, dan Quipu. Platform-platform ini dirancang khusus untuk pekerja lepas dan usaha kecil.
Apa saja langkah untuk menerbitkan faktur elektronik?
Prosedurnya tidak jauh berbeda dengan penerbitan faktur tradisional, tetapi Anda harus mengingat langkah-langkah berikut:
- Instal perangkat lunak yang kompatibel.
- Siapkan sertifikat digital Anda.
- Siapkan bidang yang diperlukan: : nomor seri, tanggal, penerbit dan rincian pelanggan (NIF, alamat, dll.), deskripsi terperinci layanan atau produk, pajak yang berlaku, total rincian.
- Menandatangani secara elektronik faktur jika perlu.
- Kirim ke penerima melalui saluran digital yang valid.
- Simpan salinannya dapat diakses untuk pemeriksaan minimal 4 tahun.
Sanksi karena tidak menerbitkan faktur elektronik
Kegagalan untuk mematuhi kewajiban ini dapat mengakibatkan denda mulai dari €3.000 hingga €60.000 . Beberapa sanksi yang paling signifikan adalah:
- €3.000 untuk setiap faktur yang tidak diterbitkan secara elektronik bila diperlukan.
- €6.000 untuk kesalahan dalam penyimpanan atau konservasi dari faktur.
- Hingga €60.000 karena gagal mematuhi langkah-langkah privasi dan keamanan.
- Hingga €50.000 jika Anda menggunakan perangkat lunak faktur yang tidak disetujui setelah batas waktu hukum.
Kit Digital sebagai alat bantu transisi
Pemerintah menawarkan hibah hingga €12.000 melalui program Digital Kit untuk membantu Anda menerapkan solusi digital, termasuk perangkat lunak faktur elektronik . Hibah ini didanai oleh Uni Eropa dan tidak perlu dikembalikan, jadi Anda tidak perlu membayarnya kembali.
Batas waktu pendaftaran adalah 31 Oktober 2025 untuk perusahaan dengan lebih dari tiga karyawan. Individu yang bekerja sendiri dengan kurang dari tiga karyawan dapat mengajukan permohonan hingga Desember 2026.
Agen digitalisasi seperti Declarando dapat membantu Anda mengajukan permohonan voucher tanpa biaya tambahan dan memberi saran tentang perangkat lunak mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Mengintegrasikan faktur elektronik ke dalam proses Anda dapat menjadi langkah penting menuju transformasi digital, yang memungkinkan Anda mengoptimalkan sumber daya, meningkatkan kontrol keuangan, dan mengurangi risiko. Semakin cepat Anda memahami perangkat dan persyaratannya, semakin banyak manfaat yang akan Anda peroleh dan semakin sedikit kesulitan yang akan Anda hadapi selama transisi.