Salah satu kesalahan umum yang dilakukan pemilik bisnis baru adalah mengabaikan detail kecil saat mendaftar untuk buletin atau layanan periklanan. Meskipun hal ini mungkin tampak tidak berbahaya (dan sebagian besar memang demikian), sayangnya, banyak perusahaan menyalahgunakan data ini, bahkan menjualnya kepada pihak ketiga. Inilah saat kita mulai menerima iklan palsu , yang membahayakan keamanan finansial dan reputasi online kita. Lebih jauh lagi, jika kita memiliki bisnis, kemungkinan besar kita memiliki basis data pelanggan . Jika informasi ini jatuh ke tangan yang salah, hal itu dapat memengaruhi pelanggan kita dan menyebabkan sanksi serius bagi bisnis.
Seperti yang telah Anda lihat, mengambil tindakan pencegahan ekstra selalu bijaksana. Tinjau kiat-kiat ini untuk memastikan bahwa data Anda dan data pelanggan Anda selalu terlindungi dan sesuai dengan kewajiban hukum terkait perlindungan data pribadi.
Selalu baca sebelum mengklik “Terima”
Jangan klik “Terima” tanpa terlebih dahulu membaca syarat dan ketentuan serta kebijakan privasi. Anda mungkin telah berlangganan buletin yang mengirimkan penawaran mingguan untuk produk yang biasa Anda gunakan dalam bisnis Anda. Ini bisa sangat bermanfaat, tetapi Anda harus memeriksa bahwa buletin tersebut dengan jelas menyatakan bahwa perusahaan tempat Anda memberikan data Anda tidak akan menjual atau membagikannya kepada pihak ketiga tanpa dasar hukum yang tepat.
Menurut kerangka perlindungan data Eropa, setiap perusahaan harus secara jelas menyatakan tujuan pemrosesan data , periode penyimpanan data, dasar hukum yang digunakan (misalnya, persetujuan atau kepentingan sah), dan hak-hak yang dapat Anda gunakan sebagai pengguna. Jika teks tersebut membingungkan, terlalu umum, atau tidak menentukan siapa yang bertanggung jawab atas pemrosesan, sebaiknya jangan memberikan data pribadi atau, paling tidak, batasi informasi hanya pada apa yang benar-benar diperlukan.
Jika Anda adalah perusahaan yang mengumpulkan data, Anda harus memastikan bahwa formulir Anda mencakup pemberitahuan yang jelas tentang: siapa yang bertanggung jawab, data apa yang Anda kumpulkan, untuk apa Anda akan menggunakannya, apakah akan ada transfer internasional , dan bagaimana pihak yang berkepentingan dapat menggunakan hak mereka untuk mengakses, memperbaiki, mengajukan keberatan, menghapus, membatasi pemrosesan, memindahkan data, dan tidak tunduk pada keputusan otomatis.
Berinvestasi dalam protokol dan sistem keamanan.
Berinvestasilah dalam protokol dan sistem keamanan , terutama jika Anda menerima pembayaran online atau menangani informasi sensitif dari pelanggan, pemasok, atau karyawan. Jika server Anda tidak aman, Anda dapat diserang oleh peretas yang, dengan akses ke semua detail perbankan dan basis data bisnis Anda, dapat menghancurkan semua yang telah Anda kerjakan dengan susah payah dalam satu hari.
Pastikan situs web Anda dan situs web penyedia layanan Anda diawali dengan https:// , yang menunjukkan bahwa koneksi menggunakan sertifikat SSL/TLS dan informasi ditransmisikan dalam keadaan terenkripsi. Selain itu, disarankan untuk menerapkan langkah-langkah teknis seperti pseudonimisasi dan enkripsi data yang tersimpan , pencadangan data secara berkala, otentikasi dua faktor untuk akses penting, pencatatan akses, dan kebijakan manajemen kata sandi yang kuat.
Peraturan perlindungan data saat ini juga merekomendasikan agar perusahaan melakukan analisis risiko secara berkala dan, jika pemrosesan data dapat menimbulkan risiko tinggi terhadap hak dan kebebasan individu (misalnya, pemantauan skala besar atau penggunaan teknologi canggih), melakukan penilaian dampak perlindungan data . Penilaian ini membantu mengidentifikasi kerentanan, menentukan langkah-langkah mitigasi, dan membenarkan keputusan keamanan.
Jika organisasi Anda memproses data dalam skala besar atau menangani kategori data khusus (kesehatan, ideologi, biometrik, dll.), Anda mungkin perlu menunjuk Petugas Perlindungan Data (DPO ). Profesional ini mengawasi kepatuhan terhadap peraturan, memberikan nasihat tentang privasi sejak tahap perancangan, dan bertindak sebagai penghubung dengan otoritas pengawas, sehingga secara signifikan mengurangi risiko sanksi.
Kelola data sensitif dan kategori khusus dengan benar.
Data yang mengungkapkan asal etnis, opini politik, kepercayaan agama, data kesehatan atau kehidupan seksual , serta data biometrik yang dimaksudkan untuk mengidentifikasi individu secara unik, dianggap sebagai kategori khusus dan memerlukan perlindungan yang lebih tinggi. Pemrosesan data tersebut umumnya dilarang, kecuali jika terdapat pengecualian yang jelas dalam peraturan dan diterapkan pengamanan tambahan.
Di sektor-sektor seperti layanan kesehatan, hukum, dan asuransi, sangat penting untuk menggunakan alat yang memungkinkan pencatatan persetujuan yang dapat dilacak , sistem tanda tangan elektronik yang andal, dan kontrol akses yang ketat sehingga hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses informasi tersebut. Kebocoran atau kehilangan data medis, keuangan, atau data anak dapat memiliki konsekuensi yang sangat serius bagi pihak yang terkena dampak dan mengakibatkan sanksi keuangan yang signifikan bagi entitas yang bertanggung jawab.
Selain itu, disarankan untuk menyimpan catatan internal tentang aktivitas pemrosesan yang merinci tujuan, kategori data, kelompok yang terpengaruh, penerima, transfer internasional, dan periode penyimpanan. Catatan ini merupakan bukti kunci akuntabilitas proaktif dan mempermudah respons terhadap audit atau inspeksi oleh otoritas perlindungan data.
Jika perusahaan Anda menggunakan kecerdasan buatan atau sistem analitik canggih yang mengolah sejumlah besar data pribadi, Anda juga harus menilai risiko yang terkait dengan pembuatan profil, kemungkinan keputusan otomatis, dan kebutuhan akan penilaian dampak spesifik, terutama dalam proyek berisiko tinggi atau proyek yang memiliki dampak signifikan pada orang.
Selalu gunakan jaringan yang aman dan praktik akses yang baik.
Selalu gunakan jaringan yang aman saat menangani informasi pribadi atau keuangan. Jangan masuk ke akun perusahaan, perbankan online, atau panel admin Anda di jaringan publik atau bersama, karena hal tersebut dapat dipantau atau salah dikonfigurasi. Jika memungkinkan, hubungkan perangkat Anda melalui VPN perusahaan yang andal dan selalu perbarui sistem operasi, perangkat lunak antivirus, dan firewall Anda.
Selalu merupakan ide bagus untuk meminta spesialis sistem sesekali meninjau konfigurasi jaringan perusahaan Anda , termasuk titik akses Wi-Fi, aturan firewall, dan peralatan pemrosesan data. Pemeliharaan preventif membantu mendeteksi layanan yang rentan, perangkat yang sudah usang, atau konfigurasi yang lemah yang dapat memfasilitasi intrusi.
Pelatihan tim juga sangat penting. Banyak insiden keamanan disebabkan oleh kesalahan manusia , seperti membuka email phishing, mengunduh file berbahaya, atau berbagi kata sandi. Menerapkan kebijakan penggunaan perangkat yang jelas, membatasi akses ke informasi berdasarkan peran, dan mendorong verifikasi setiap permintaan data pribadi yang tidak biasa secara signifikan mengurangi risiko.
Laporkan setiap anomali atau aktivitas mencurigakan yang Anda deteksi sesegera mungkin, baik secara internal maupun, jika perlu, kepada otoritas perlindungan data yang relevan. Deteksi dan respons yang cepat terhadap pelanggaran keamanan dapat membatasi kerusakan yang ditimbulkan kepada pihak yang terkena dampak dan menunjukkan bahwa perusahaan Anda bertindak dengan kehati-hatian yang dipersyaratkan oleh hukum.
Menerapkan langkah-langkah teknis, organisasi, dan hukum ini tidak hanya melindungi informasi Anda dan pelanggan Anda, tetapi juga memperkuat kepercayaan pada merek Anda, meningkatkan hubungan dengan pemasok dan mitra, serta menempatkan Anda pada posisi kompetitif yang lebih kuat di lingkungan di mana privasi dan keamanan kini menjadi faktor penentu bagi pengguna dan pembeli.