PDF (Portable Document Format) adalah format file yang telah menangkap semua elemen dari dokumen yang dicetak sebagai gambar elektronik yang dapat dilihat, dijelajahi, dicetak, atau diteruskan ke orang lain. File PDF dibuat menggunakan Adobe Acrobat, Acrobat Capture, atau produk serupa.
Untuk melihat dan menggunakan file, Anda memerlukan Acrobat Reader gratis, yang dapat Anda unduh dengan mudah. Setelah Anda mengunduh Pembaca, Pembaca akan dimulai secara otomatis saat Anda ingin melihat file PDF.
File PDF sangat berguna untuk dokumen seperti artikel majalah, brosur produk, atau pamflet yang ingin Anda pertahankan tampilan grafik aslinya secara online. File PDF berisi satu atau lebih gambar halaman, yang masing-masing dapat diperbesar atau diperkecil. Anda dapat naik dan turun halaman.
File PDF: bagaimana kompresinya
Produk Acrobat yang memungkinkan Anda membuat file PDF dijual dalam kisaran harga yang tidak terlalu keterlaluan. Alternatif non-Adobe adalah produk bernama Niknak dari 5D, sebuah perusahaan di Inggris. (Pembaca itu sendiri gratis dan dapat digunakan sebagai plugin dengan browser web Anda atau dapat dijalankan sendiri). Beberapa situasi di mana file PDF diinginkan termasuk:
Pengembangan desain grafis di mana anggota tim bekerja dari jarak jauh dan oleh karena itu perlu mengeksplorasi ide desain secara online
Helpdesk orang yang perlu melihat buku cetak yang dilihat pengguna
Distribusi online dokumen cetak apa pun yang ingin Anda pertahankan tampilan cetaknya
File Acrobat PDF lebih dari sekedar gambar dokumen. File dapat menyematkan font jenis huruf agar tersedia di mana pun Anda melihat. Mereka juga dapat menyertakan elemen interaktif seperti tombol untuk memasukkan formulir dan untuk mengaktifkan suara dan film Quicktime atau AVI. File PDF dioptimalkan untuk web dengan menampilkan teks sebelum gambar grafik dan link hypertext.
Pengguna sering bertanya-tanya bagaimana cara memperkecil ukuran file PDF untuk memastikan bahwa itu diterima oleh sistem manajemen kasus pengadilan dan dengan demikian berhasil diarsipkan secara elektronik.
Ada berbagai macam aturan tentang ukuran file, tergantung pada sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola file yang Anda terima. Penting untuk memeriksa aturan lokal di pengadilan Anda sebelumnya.
Namun, secara umum, sangat sedikit alasan mengapa PDF berukuran ratusan megabyte, kecuali PDF mengandung bukti yang harus disimpan sebagai foto beresolusi sangat tinggi. Dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, bahkan file besar yang terdiri dari ratusan halaman tidak boleh melebihi 10MB.
Cara menentukan ukuran dokumen PDF Anda
Jika Anda menggunakan Adobe Acrobat, memeriksa ukuran PDF Anda mudah. Cukup klik File, lalu Properties. Anda akan melihat banyak informasi tentang dokumen Anda, termasuk ukurannya.
Alternatifnya, Anda bisa menavigasi ke folder yang berisi dokumen, klik kanan, dan klik properti.
File yang lebih besar akan membutuhkan waktu lebih lama untuk dimuat, sulit untuk dibagikan secara elektronik (misalnya, melalui email), dan akan menghabiskan penyimpanan file firma hukum Anda lebih cepat. Selain itu, meskipun pengadilan menerima ukuran file yang lebih besar, mereka lebih suka menangani file yang lebih kecil dan lebih dioptimalkan.
Jadi bagaimana Anda harus mengurangi ukuran dokumen PDF Anda? Berikut lima tip cepat.
Hindari memindai PDF jika memungkinkan
Ini adalah kesalahpahaman umum bahwa, untuk membuat PDF, atau menggabungkan beberapa dokumen dan eksposur ke dalam satu PDF, Anda harus mencetak semuanya dan memindainya bersama-sama. File yang dikonversi secara elektronik biasanya berukuran jauh lebih kecil daripada file yang dipindai.
Hanya dokumen yang hanya ada di atas kertas yang perlu dipindai; semua dokumen lain dapat dikonversi secara elektronik dari file aslinya dengan menyimpannya sebagai PDF. Selain itu, dokumen individual dapat dengan cepat digabungkan sebagai PDF menggunakan perangkat lunak seperti Adobe Acrobat, tanpa perlu mencetak dokumen untuk menggabungkannya.
Simpan sebagai "PDF Kecil"
Jika file Anda masih sangat besar setelah dibuat secara elektronik, alih-alih memindai, masih ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan. Yang paling sederhana adalah menyimpan ulang file Anda sebagai PDF dengan ukuran yang diperkecil.
Di versi terbaru Adobe Acrobat, buka PDF yang ingin Anda simpan ulang sebagai file yang lebih kecil, pilih File, Save As Other, lalu Small PDF. Anda akan diminta untuk memilih kompatibilitas versi yang Anda butuhkan dan kemudian Anda dapat mengklik OK untuk menyimpan. Kami menyarankan Anda untuk mengkonfigurasi kompatibilitasnya dengan setidaknya Acrobat X, karena versi tersebut masih digunakan secara luas.
Gunakan Adobe Acrobat PDF Optimizer
Terkadang Anda ingin memiliki kontrol lebih terhadap elemen mana dalam dokumen Anda yang diturunkan atau dihapus. Dalam keadaan ini, Anda harus memilih alat pengoptimalan PDF.
Sebelum mengoptimalkan file, ada baiknya untuk mengaudit penggunaan ruang file: periksa elemen mana, seperti font, gambar, dll., Yang menggunakan data paling banyak. Hasil ini dapat memberi Anda ide tentang di mana cara terbaik untuk mengurangi ukuran file.
Untuk memulai pengoptimalan, buka PDF Anda di Acrobat, klik File, Simpan Sebagai Lainnya, lalu klik PDF yang Dioptimalkan. Di kotak dialog yang muncul, klik Audit Space Usage di pojok kanan atas.
Kurangi ukuran saat menyimpan di Word
Di Word, untuk mengonversi dokumen ke PDF, Anda menggunakan opsi Simpan Sebagai. Opsi ini umumnya menghasilkan file yang cukup kecil, bergantung pada jumlah gambar dalam dokumen. Namun, jika ternyata PDF yang dikonversi ke Word masih terlalu besar, ada opsi lain di Word yang akan menghasilkan file yang jauh lebih kecil. Berikut cara menggunakannya:
Buka dokumen Word untuk dikonversi ke PDF. Klik tombol File dan kemudian Save As. Di menu Save As type, pilih PDF dan masukkan nama file pilihan Anda. Berikut langkah ekstra: di mana dikatakan Optimalkan untuk di bagian bawah dialog, pilih Ukuran minimum (posting online).
Gunakan alat pencetakan PDF
Alat PDF lain (bukan dari Adobe) umumnya berisi fitur yang akan memperkecil ukuran PDF Anda. Namun, jika Anda mencari opsi gratis, ada beberapa yang tersedia. Saat ini pembuat PDF gratis yang paling banyak diunduh (menurut download.com) adalah PrimoPDF.
Setelah Anda menginstal PrimoPDF, cukup buka PDF yang ingin Anda kompres (di Acrobat Reader, atau browser web, misalnya), tekan Ctrl + P untuk membuka dialog cetak, pilih PrimoPDF dari daftar printer yang tersedia, lalu klik Buat PDF.
Perhatikan bahwa metode ini, seperti menyimpan sebagai PDF dengan ukuran yang diperkecil di Adobe Acrobat, mengurangi kualitas dan resolusi gambar.
Untuk menghemat ruang di komputer Mac Anda, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan: mengosongkan sampah, menghapus penginstal aplikasi, membuang file duplikat, dan banyak lagi.
Anda juga dapat mengurangi ukuran file dokumen PDF agar lebih ringkas dan menggunakan lebih sedikit ruang di Mac Anda.
Namun, penting untuk diperhatikan bahwa tindakan tersebut juga dapat menurunkan kualitas PDF asli.
Jika Anda memerlukan PDF berkualitas tinggi untuk presentasi atau tugas kerja, Anda mungkin ingin menggunakan metode lain untuk menghemat ruang, seperti menyimpannya ke sistem cadangan berbasis Internet atau hard drive eksternal.
Kompresi DF dapat membantu mengurangi biaya berbagi, menyimpan, dan mentransfer file ke cloud. Ini mempercepat proses mengunggah, mengunduh, mencetak atau melampirkan PDF, karena semakin kecil ukurannya, semakin cepat didistribusikan.
Jadi apa cara terbaik untuk memanfaatkan semua manfaat yang ditawarkan kompresi PDF? Angela O'Donnell menjelaskannya dengan menjawab pertanyaan kami di bawah ini.
Bisakah Anda menjelaskan secara singkat apa itu kompresi PDF?
Kompresi PDF mengatur ulang data dalam file PDF, menyimpannya lebih efisien sehingga dapat diperkecil ukurannya tanpa kehilangan detail penting dalam prosesnya. Mengatur ulang data dapat berarti bahwa gambar diubah ukurannya dan / atau diformat ulang untuk mengurangi ukuran file.
Bagaimana jika file saya yang membutuhkan kompresi bukan PDF? Otomasi sangat berguna dalam kasus ini, karena mengonversi ratusan, ribuan, atau bahkan jutaan dokumen ke PDF secara manual adalah tugas yang menakutkan.
Administrator dapat mengarahkan layanan konversi otomatis ke tempat penyimpanan dokumen, seperti sistem manajemen dokumen utama (DMS), Dropbox, SharePoint, atau bahkan satu folder di jaringan Windows, dan diam-diam mengonversi dokumen ke PDF di latar belakang.
Bagaimana cara kerja otomatisasi dalam proses kompresi?
Daripada menerapkan kompresi ke file secara manual satu per satu, layanan kompresi otomatis dapat memproses file dalam jumlah besar di repositori Anda secara terus menerus. Dengan cara ini, semua pekerjaan kompresi dilakukan secara diam-diam di latar belakang tanpa perlu melibatkan pengguna setelah penyiapan awal.
Jenis kompresi otomatis ini adalah layanan yang hebat, mencakup semua dokumen, terlepas dari bagaimana dokumen itu berakhir di tempat penyimpanan dokumen Anda.
Apakah Anda penasaran untuk melihat seperti apa kompresi otomatis itu? Infografis praktis ini memberikan gambaran umum tentang cara kerjanya dalam hubungannya dengan layanan pemrosesan OCR otomatis.
Pengurangan file PDF ke ukuran optimal, memberi Anda empat opsi ukuran berbeda.
Organisasi PDF dengan penomoran bates, pengindeksan, watermark, dll. dimungkinkan saat menggunakan PDFelement Pro.
Opsi pemrosesan batch membuat hidup lebih mudah saat beberapa PDF perlu dikompresi, diedit, diatur, dan dibagikan secara bersamaan.
PDF yang dipindai dapat dikonversi ke format yang dapat diedit menggunakan teknologi OCR.
Dari mengisi formulir PDF, mengekstrak data hingga mengamankan file Anda, semuanya dimungkinkan dengan bantuan iSky soft PDFelement Pro untuk Windows.
Metode 2. Buat PDF lebih kecil menggunakan Microsoft Word
MS Office dikenal sebagai PC suite terbaik untuk Windows sejak lama, tetapi yang sebagian besar dari kita tidak tahu adalah bahwa dengan dirilisnya MS Office 2013, kita bahkan dapat membuat dan mengedit file PDF tanpa kesulitan. Ini adalah lompatan besar dari Microsoft dan bermanfaat bagi pengguna yang ingin mengompres file PDF mereka ke ukuran optimal untuk berbagai keperluan seperti berbagi, menyimpan, dll.
Langkah 1. Saat menggunakan MS Word 2013, yang harus Anda lakukan adalah menyimpan file Word Anda sebagai PDF. Di jendela "Simpan Sebagai" ("File"> "Simpan Sebagai"), pilih PDF dari daftar tarik-turun yang berisi format keluaran dan juga pilih "Ukuran minimum" dari opsi di bawah ini. Ini adalah fitur baru dan menyimpan dokumen Word sebagai file PDF dalam ukuran yang paling optimal.
Penyelesaian masalah
Salah satu gangguan terbesar dalam menangani file PDF adalah ukuran file yang besar. Tidak ada yang lebih buruk daripada email yang terjebak di kotak keluar Anda dari file PDF besar, kecuali tentu saja itu adalah unduhan PDF yang lambat dari web.
Bagaimana Anda bisa mengurangi ukuran dokumen PDF Anda? Meskipun ini sangat bergantung dari satu PDF ke PDF lainnya dan jenis konten yang dikandungnya, ada beberapa opsi pembuatan PDF umum khususnya yang harus Anda perhatikan. Beberapa tweak di sana-sini akan sangat membantu dalam mengurangi megabyte file Anda.
Gunakan perintah "Simpan Sebagai".
Ini adalah tempat yang baik untuk mulai mengurangi pembengkakan. Setiap kali Anda menekan "Simpan" dalam sebuah aplikasi, Anda akan mendapatkan ukuran file yang umumnya lebih besar. Ini karena fungsi menyimpan perubahan dan menambahkannya ke file. Hal yang sama berlaku untuk file PDF.
Sebagai gantinya, gunakan perintah "Simpan Sebagai". Dengan melakukan ini, Anda menimpa seluruh file, menghapus objek yang tidak digunakan, dan mengumpulkan perubahan. Hasilnya adalah file PDF yang lebih kecil yang dapat Anda tangani. Jadi pilihlah opsi "Simpan Sebagai" setelah Anda menambahkan semua yang Anda butuhkan ke PDF.
Kompres dan perkecil ukuran gambar PDF
Mengingat sifat visual konten digital saat ini, gambar adalah bagian besar dari file PDF. Namun, jika PDF Anda tidak ditujukan untuk kebutuhan resolusi tinggi, Anda dapat mengontrol file Anda dengan mengurangi ukuran dan mengompresi gambar Anda. Dengan downsampling gambar bitmap, pada dasarnya Anda mengurangi jumlah piksel, yang menurunkan resolusi keseluruhan dan ukuran PDF.
Pilih ruang warna yang tepat
Anda mungkin pernah mendengar tentang ruang warna RGB dan CMYK sebelumnya. Masing-masing memiliki metode penanganan warna yang berbeda. Secara umum, CMYK ideal untuk pencetakan, sedangkan RGB ideal untuk tampilan di layar.
Jika PDF Anda ingin dilihat terutama di web atau di layar komputer, pilih ruang warna RGB untuk gambar PDF Anda. Di beberapa pembuat PDF, Anda dapat memilih untuk mengonversi gambar CMYK ke RGB jika perlu. Ini membutuhkan lebih sedikit data daripada CMYK. Dan saluran data yang lebih sedikit berarti ukuran file yang lebih kecil.
Konfigurasi ulang font Anda
Dengan menyematkan font, pada dasarnya Anda menyertakan seluruh kumpulan karakter dalam PDF, yang dapat membuat file membengkak secara signifikan. Coba subset sumber sebagai gantinya. Ini akan meminimalkan ukuran PDF.
Saat font menjadi subset, hanya karakter font yang digunakan dalam PDF yang ditambahkan. Jika karakter khusus seperti "#" tidak digunakan dalam file, karakter tersebut tidak akan disertakan. Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat memilih untuk subset font secara otomatis jika penggunaan karakter kurang dari jumlah tertentu. Manfaatkan fitur ini jika Anda memilikinya. Font PDF Anda sama pentingnya dengan gambar Anda.
Hilangkan embel-embel yang tidak perlu
Bergantung pada siapa dan untuk apa konten PDF Anda, Anda dapat mengurangi pembengkakan secara signifikan. Aplikasi yang membuat PDF untuk kebutuhan khusus, seperti Adobe Photoshop, akan memungkinkan Anda menyimpan PDF dengan pengaturan lanjutan seperti Mempertahankan kemampuan pengeditan Photoshop.
Tetapi jika PDF Anda tidak secara eksklusif dibuka di Photoshop untuk diedit, maka tidak perlu menyiapkan file untuk itu. Jadi sebelum menyimpan PDF dengan semua fitur penting, dapatkan ide bagus tentang bagaimana PDF Anda akan digunakan dan Anda dapat dengan mudah mengurangi ukurannya.
PDF seharusnya berkualitas tinggi, tetapi itu tidak berarti bahwa mereka harus tercermin dalam ukuran file. Anda bisa mendapatkan file PDF yang dapat dikelola hanya dengan beberapa penyesuaian. Dan sebagai bonus tambahan, Anda dapat melakukan sebagian besar penyesuaian ini dengan Sonic PDF Creator. Anda hanya perlu pergi ke View> Creation options ... dan Anda dapat mengaksesnya melalui dialog.